Skip to main content

❌ Emneopptak

Validert - standardisert prosess, ikke implementert

Emneopptaket er en opptaksprosess, hvor søkere som får plass, også blir oppmeldt i emnet. Avhengig av om søker har studierett eller ikke, så arter prosessen seg litt ulikt for søker. Emneopptak kan også inngå i ett nominasjonsopptak. Vi skiller ellers mellom to hovedmåter å søke til emne:

  • Aktiv søknad til emne: søker må ta ett eller flere aktive valg eller legge inn preferanser om emne og/eller aktiviteter på emne.
  • Passiv søknad til emne: emnet og alle aktiviteter er obligatorisk for søker
    • søker kan velge å trekke seg fra emnet
    • søker får ikke fatte noen valg og blir automatisk oppmeldt pga obligatorisk utdanningsløp. Trekk krever kontakt med studieadministrativt kontaktpunkt. Merk at prosessen også er en svært viktig premissleverandør for hvem som får tilgang til ulike digitale læringsmiljøer og oppdaterte data om timeplaner for undervisning og vurdering, og skal avlevere data til arkivering.

Prosessmål​

Hensikten med denne prosessen er tildelt de rette studentene plass på emne og eventuelt på tilhørende undervisnings- og vurderingsaktiviteter.

BPMN-modell​

Legg inn henvisning til Camunda. Eksempel her:

Beskrivelse​

Prosessen starter med at det er mulig for en person å søke på det aktuelle emnet (kalles kurs dersom det ikke gir studiepoeng). Prosessen har to hovedaktører: søker og søknadsbehandling i studieadministrasjonen.

Søker​

Merk at vi i emneopptaket har to hovedgrupper med søkere som har litt ulik status:

  • Søkergrupper som allerede er studenter (personer som har studierett til aktuelt emne, feks i kraft av å tilhøre et program hvor studenter skal ta dette emnet)
  • Søkergrupper av personer som ikke har studierett til aktuelt emne. Vi bruker i prosessen ordet søker fram til alle er å regne som studenter.

I prosessbeskrivelsen bruker vi ordet søker fram til søkere i begge grupper har oppnådd studierett. Merk at søkere på ett eller annet nivå må være identifisert som personer. Se prosesser for pålogging og oppretting av utdanningsperson.

Skal søker foreta noen valg?​

Dersom en søker skal foreta noen valg som er relevante for å behandle søknaden, må de registrere dette selv. Lærestedet kan ha satt forhåndbegrensninger på valgmulighetene til søkerne. Typisk vil en søker ofte ønske å prioritere emner, undervisningstidspunkter, steder eller hvem de skal ha som underviser eller veileder. Enkelte ganger vil lærestedet la søkere få velge vurderingsordning. Merk at valg av en vurderingsordning foran en annen, vil kunne få virkning for hvilken undervisning de får tilgang til, eller at valg av undervisning kan påvirke hvilken vurderingsordning de får tilgang til. Dersom det er mulig å kun velge å bli vurdert i ett emne uten å følge undervisning, eller fordi man har fulgt undervisnings tidligere, så kan det være mulig for studenter å kun velge å bli oppmeldt til vurdering. Den siste kategorien valgmuligheter som kan finnes tilknyttet til et emne er andre utdanningsaktiviteter. Det kan være veiledning, ulike arbeidskrav eller praksis i inn- og utland som er integrert i ett emne.

Dersom det er snakk om obligatoriske emner, og at søkere ikke har noen valgmuligheter mht hvilke aktiviteter man skal kunne delta på som student, så behandles søknaden helt uten søkers interaksjon. Det er dog mulig at noen som allerede er oppmeldt skal kunne trekke seg.

Behandles søknaden direkte?​

Dersom det ikke finnes noen registrerte frister for når svar på søknad skal gis, så kan søknaden behandles direkte. Dersom tilstrekkelig informasjon finnes til å behandle søknaden automatisk, så kan søkeren få beskjed om utfallet umiddelbart. Dersom søknaden behandles etter tidsfrister, eller dersom det ikke finnes tilstrekkelig informasjon til å behandle søknaden automatisk og en saksbehandler må behandle søknaden, så må søkeren vente på svar.

Motta svar på søknad​

Når søknaden er ferdig behandlet, mottar søker svar. Dersom søker får avslag må det være mulig å forstå hvorfor.

Mulige prosessutfall for søker​

  • Søkeren blir tildelt studierett, plass på undervisning og får opprettet vurderings- og underivningsmelding (Default - happy path for søker uten studierett)

  • Søkeren blir tildelt studierett og opprettet vurderingsmelding

    • enten fordi man kun ønsker å gå opp til vurdering
    • eller fordi man kun får tilbud om å gå opp til eksamen

  • Studenten får tildelt plass på undervisning og opprettet vurderings- og undervisningsmelding. (Default - happy path for søkere som er studenter fra før av)

  • Studenten får opprettet vurderingsmelding

    • fordi studenten kun har ønsket seg å gå opp til eksamen på emnet
    • fordi studenten har fått gjennomføre undervisning tidligere og ikke får ta opp plass på undervisning

  • Søkeren når ikke opp i konkurransen og får ikke tilbud om plass. Dette forekommer i to varianter:

    • avslag - søker får ikke tilbud om plass, men begrunnet svar for avslaget
    • venteliste - søker får et midlertidig om at det ikke er plass nå, men at søker kan bli innvilget plass senere - enten i fastsatt periode for supplering, eller løpende etterhvert som det blir kapasitet)

  • NB: Plass på emne er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven om skal kunne påklages, men akkurat hvilke aktiviteter du fikk plass på er ikke gjenstand for klage. Det er altså kun det siste utfallet som kan lede til en klagesak.

Studieadministrasjon - søknadsbehandling​

Prosessen løper i utgangspunktet med automatisk behandling av søknader på bakgrunn av grunnlagsdata for emne, opptak og data om søker. Dersom saksbehandler må inn i prosessen, betraktes det som avviksbehandling. Se prosess for å behandle søknader

Kvalifisere søknad​

Søknader til emner og undervisning må kvalifiseres på lik linje med andre søknader til utdanningstilbud. Aktiviteten skal svare på om søker møter opptakskravene. Dersom en søker ikke er kvalifisert, må hen varsles om dette, for ev. å kunne dokumentere kvalifisering på annet vis. Kvalifiseringen kan løpe i flere runder. Dersom en søker er kvalifisert, går hen videre i prosessen. Opptakskravene kan være strenge mht hvilke søkergrupper (kvoter) som kan få plass på et emne eller ulike undervisningsaktiviteter. Feks at:

  • de MÅ være studenter på et gitt studieprogram, studieretning eller tilhøre en gitt klasse eller studiekull (avhengig av når de begynte på et gitt studieprogram) eller bør de være fra et spesielt partneruniversitet eller ha en spesiell arbeidsgiver?
  • de MÅ ha bestått (eller som minimum ha aktiv vurderingsmelding i) ett eller flere konkrete forkunnskapsemner (eller emner som tilsvarer det konkrete emnet mht faglig nivå og innhold)

Dersom lærestedet har åpnet for å ta imot søknader fra personer som ikke er studenter sjekker man typisk også at:

  • de har generell studiekompetanse (GSK) eller et annet sakssvarende studentgrunnlag
  • de har grad fra før av (bachelor for masteremner, master for ph.d.-emner) eller tilsvarende
  • de har bestått ett eller flere konkrete emner som tilsvarer faglig innhold og nivå som er registrert som opptakskrav for emnet.

Møter søker opptakskravene?​

  • Hvis nei - søker for varsel og avslag etter gjeldende opptaksregler og varslingsrutiner
  • Hvis ja - går videre i prosess

Rangering​

Merk at emneopptak ofte har direkte påmelding for kvalifiserte søkere så lenge det er plass. Dersom er det er ventet konkurranse om plassene, så må søknadene rangeres før vi kan matche søkere og med muligheter og sende svar. Poeng beregnes ut fra hvilken kvote (søkergruppe) studentene faller i. Feks vil søkere som har noe som obligatorisk i sitt studieprogram få tildelt høyere poengsum enn søkere som har det som valgfritt. Søkere fra et partneruniversitet vil kunne tilkjennes høyere poengsum enn søkere uten denne tilknytningen. Rangeringen gjøres ut fra scoren søkerne tildeles.

Tildele plass​

Utfallet av enten rangering eller direkte påmelding, kan bli at noen ikke får plass på emnet i det hele tatt, andre blir satt på venteliste, mens de som får plass går videre til neste trinn. I emneopptaket venter vi ordinært ikke på om søker takker ja til tilbudet.

Tildele studierett​

Merk at det kun er hvis lærestedet har åpnet for å ta imot søknader fra personer som ikke allerede er studenter til det aktuelle emnet at dette leddet er aktuelt. Søknader som blir vurdert kvalifisert og når opp i konkurransen, må dermed gjennom ett ekstra ledd. Når søker er opprettet som person, så kan søker tildeles studierett og blir dermed formelt sett student (deltager i utdanningsprogram) og kan meldes til emnet.

Hvilke aktiviteter får studenten plass?​

Studenten blir oppmeldt i emnet, men skal kanskje bare få plass på noen av aktivitetene tilknyttet emnet. Det kan være at man kun skal delta på noen av undervisnings-, utdannings, og vurderingsaktivitetene på emnet. Enten fordi emnet er skalert for å ha flere ulike aktiviteteter med ulike studentgrupper, har individuelle aktiviteter, eller fordi studenten kun får mulighet til å delta på enkeltaktiviteter. Det store skillet går mellom studenter som får delta på undervisning og vurdering, og de som bare får delta på vurdering, eventuelt kun gå opp til eksamen.

Sende svar på søknad​

Svar på søknad kan sendes til søker enten med en gang vedtaket er fattet, eller når svarfrist utløper.

Emneopptak fullført​

Når opptaket er fullført, kan ulike mottagersystemer får beskjed om hvilke studenter som skal ha tilgang til hvilke emner og aktiviteter.

Disse systemene må motta løpende oppdateringer om endringer i hvem som har tildelt plass.

Studenter kan selv trekke seg, og få inndratt privilegier av lærestedet av ulike grunner. Det er da fullt mulig at nye søkere som har stått på venteliste, eller finner passende, ledig kapasitet et sted, kan få tildelt plass i istedenfor.

Avvikshåndtering​

  • registrere søknad manuelt (generisk avvikshåndtering)
    • når en saksbehandler registrerer søknad til utdanning for en søker. Søknaden går så igjennom ordinær opptaksprosess.
  • innvilge plass manuelt (avvikshåndtering, spesialbehandling - feks pga tilretteleggingsvedtak)
    • når en saksbehandler bruker grensesnittet til å registrere en søker med tilbud om plass på et utdanningstilbud uten å ta hensyn til eventuell plassering i rangeringen. Søkere som ikke er kvalifisert, skal ikke kunne registreres med tilbud.

Kjente problemer i dagens prosess​

Vi har mange ulike scenarier rundt søknad til undervisning. For det store gross fungerer dagens opptakssystem ganske godt. Hovedpoenget med fornyelsen er å gjøre det lettere for studenten og mer automatisering av studieadministrasjonens oppgaver. For å få det til det er det noen fellesnevnere:

  • studentens bakgrunn og data om både pågående og tidligere studier er essensielle for å kunne gi studenter plass på emner og læringsaktiviteter.
  • standardiserte grunnlagsdata om og på emne (inkludert undervisning og eksamen), studieplaner (emnekombinasjoner) og studieprogram er nødvendige forutsetninger for å automatisere prosessen.

Eksempler:

  • ulik håndtering av studieretning, klasse og emnekombinasjon som gir variable utslag i opptaket
  • emner som går over lengre tidsperioder (flere semester eller terminer i FS). Behov for fornyelse av datamodell.
  • Det tar tid å registrere opptaksregler og grunnlagsdata for emner og kurs som skal opprettes og gjøres tilgjengelig raskt i samarbeid med partner, hvor partneres studenter eller arbeidstagere skal prioriteres i opptaket.
    • Det blir stadig viktigere for sektoren med hensyn til livslang læring, samt også BIP (blended intensive programmes - korte digitale og hybride emner for studenter ved prioriterte partneruniversiteter og egne studenter).
  • studenter får tilgang til for mye eller for lite undervisningsmateriale fordi det ikke er standardisert på tvers hvilke grupper som skal ha tilgang til hva i LMS. Eks: Hvilke studenter skal ha tilgang til hvilket materiale? Pr dags dato er undervisningsmelding styrende for hvem som får tilgang til undervisningsmateriell, men hvilke rettigheter har de som kun skal gå opp til eksamen?

Merknad​

Brukes til å fremheve særlige forhold, feks juridiske, som ikke er kommet fram ellers i beskrivelsen.

Relaterte prosesser​

  • Student trekker seg fra emne
  • Opptak
  • Behandle søknad
  • drphilosopptak
  • Opprette person
  • kvalifisere søknad
  • Poengberegne søknad

API-dokumentasjon​

  • ingen tilgjengelig api-dokumentasjon ennå