Skip to main content

Nominasjonspptak

ny standardisert prosess, validert, ikke implementert

Nominasjonsopptak er en opptaksprosess, hvor søkere må bli aktivt invitert av en ekstern partner av lærestedet til å søke på ett eller flere konkrete utdanningstilbud, og hvor hele eller deler av kvalifiseringen kan gjøres på forhånd av lærestedets partner. Nominasjonsprosessen er særlig aktuell for opptak av innreisende studenter til utvekslingstilbud, både når det kommer til tradisjonelle utvekslingsopphold og når det kommer til såkalte BiPs - blended intensive programmes -utvekslingsemner, hybride eller heldigitale, hvor parteruniversiteter skal kunne nominere søkere. Den er også aktuell for etter og videreutdanningstilbud som tilbys på oppdrag fra, eller med grunnlag i annen type avtale med, eksterne partnere. Fellesnevneren er altså at nominasjonsopptak gjelder eksklusivt for avtalebaserte utdanningstilbud, hvor kapasitet på tilbude, krav til søkere og utdanningstilbudets varighet og gyldighet utledes fra avtalen som ligger til grunn for utdanningstilbudet.

Prosessmål

Hensikten med nominasjonsprosessen er at en partner et lærested har avtale om å gi spesifikke utdanningstilbud for, skal kunne forhåndsbestemme og kvalitetssikre hvilke søkere som skal få komme inn på hvilke utdanningstilbud, og at disse søkerne skal kunne fasttrackes fra lærestedets side. Med andre ord dersom det finnes tilstrekkelig datagrunnlag for tilkjenne studierett direkte for denne gruppen, så skal lærestedet kunne gjøre det. Opptaksprosessen blir da en minimal pro forma-prosess som kun sjekker at datagrunnlaget er godt nok for å tildele studierett.

Prosessvisualisering BPMN-modeller

To ulike modeller avhengig av hvor mye forarbeid partner gjør med hensyn til kvalifisering av søkere.

Forhåndskvalifisering hos partner

Partner invitere bare søkere

Beskrivelse av prosessen

Nominere søkere

Det er partner (nominator) som nominerer søkere, dvs aktivt sender invitasjon til søkere om å delta i nominasjonsopptaket.

Nominasjoner kan mottas via integrasjon fra felles datastruktur, som EWP - Erasmus Without Paper eller fra eksterne systemer som eventuelle oppdragspartnere bruker (egne mobilitetssystemer eller andre opptakssystemer som oppdragspartner bruker), eller nominator legger inn forhåndsutvalgte søkere via bårt brukergrensesnitt (eksempel dagens EVUweb)

Motta nominasjon

Den nominerte mottar en invitasjon til å ferdigstille søknad. Det kan komme i form av en invitasjonsmelding eller et varsel fra systemet. Ved å agere på nominasjonen starter den nominerte på en allerede påbegynt søknad.

Gjennomføre opptak til utdanningstilbud

Dersom den nominerte velger å levere søknad tas den inn i opptaksprosessen for det aktuelle utdanningstilbudet. Kriterier for opptaksprosessen settes under forberedelser til opptak og under etablering av utdanningstilbud, og skal som nevnt ha bakgrunn i inngått avtale. (Se relaterte prosesser under). Hvor i prosessen en søknad starter avhenger av hvor gode data som finnes knyttet til søknaden, i tillegg til hvilke opptakskrav som er satt for utdanningstilbudet.

Det er to hovedkategorier i nominasjonsopptak:

  • Pro forma-opptak: der hvor alle nominerte skal ha plass. Dette kan løses ulikt ut fra regler satt for opptaket:

    • alle nominerte med søknader som har tilstrekkelig godt datagrunnlag får tildelt studierett med en gang
    • alle nominerte med søknader som har tilstrekkelig godt datagrunnlag får direkte tilbud som de må takke ja, eller nei til
    • alle nominerte med søknader som har tilstrekkelig godt datagrunnlag blir direkte kvalifisert, men må rangeres og får kun tilbud dersom de når opp i konkurransen
  • Ny opptaksrunde: der hvor nominerte går igjennom enda en screening ved lærestedet, mht om de møter opptakskravene til utdanningstilbudet. Dette kan gjelde alle søknadene i opptaket, eller kun avvikssakene som ikke har tilstrekkelig datagrunnlag (feks mangler digital tilgang til resultater eller finansieringsbevis) til å gå igjennom automatisk prosess i kategori 1..

  • Dersom nominasjonen gjelder ett konkret utdanningstilbud (feks ett emne, eller ett utvekslingstilbud), så opprettes søknad med det ene aktuelle søknadsalternativet. Dersom opptaket er satt opp slik at nominasjonen åpner for at søker kan foreta valg og prioriteringer mellom ulike utdanningstilbud (feks ønske seg flere konkrete emner eller emnepakker, eller prioritere mellom ulike utvekslingstilbud), så må søker foreta disse valgene. Videre gjennomføring av opptaket utføres så i utgangspunktet automatisk etter de regler som er satt for nominasjonsopptaket.

Sende melding om utfall av opptaksprosess

Når nominasjonssøknaden er ferdig behandlet og under gjennomføringen av opptaket, så får både søker og nominator melding om utfallet. Videre behandling av de som får tildelt plass skjer i henhold til ordinær prosess.

Avvikshåndtering

  • Legge inn nominasjon på vegne av partner
    • (uklart om dette er tilrådelig, trenger mer utforskning - arbeidsdelingen er der av en grunn, må i så fall ha svært tydelig logging)
  • Trekke søknad: søknad skal kunne trekkes av søker selv (som i andre opptak), men også av nominator

Versjon hvor nominasjonsopptaket går utenfor våre systemer

Dette er en versjon hvor nominasjonsopptaket går utenfor våre løsninger, og vi kun tildeler studierett og oppretter utvekslingsopphold på bakgrunn av data fra eksternt opptakssystem: Vi vet den er særlig aktuell for utvekslingsområdet, hvor mange læresteder bruker innkjøpte løsninger for å gjennomføre opptak for både innreisende og utreisende utveksling.

Den er også aktuell med hensyn til opptak til utdanningstilbud som gis innen Europeiske universitetsallianser, hvor alliansen har egne opptakssystemer.

Prosessvisualisering - kun tildele studierett

Tildele studierett

Nominasjons- og opptaksprosessen skjer utenfor vårt system, vi tildeler studierett og oppretter utvekslingsopphold på bakgrunn av data fra eksterne systemer.

Kjente problemer i dagens prosess

Generelt

  • manglende oppdatering/vedlikehold av organisasjonsinfo fra partner - må utføres manuelt av studieadministrasjonen i hvert enkelt tilfelle (generell organisasjonsinfo bør IKKE vedlikeholdes fra vår brukerflate, må se på hensiktsmessig løsning for endring av personer som har rollen nominator eksternt fra - jfr praksisproblematikk og utvekslingsproblematikk - hvor studieadministrasjonen blir ansvarlig for partners vedlikehold av roller og tilganger)
  • brukeradministrasjon av nominator er i dag basert på manuelle registreringer på individnivå, selv der nominator burde vært kjent via EWP - NB: fellesproblemstilling for partner-relatert interaksjon i opptak: hvem og hvordan oppdatere innom om partners organisasjon og brukere
  • brukeradmistrasjon nominatorrollen - behov for verifisering av ID og automatisk deaktivering av brukere og sletting av personinfo med tanke på datarminimering og personvern (GDPR)
  • ønske om å sende info/varsel til nominator når opptaket åpner (NB: mye personsårbarheter mht at nominatorer slutter - kan vi omgå den problemstillingen på noe vis…)

For innreisende utveksling

  • Både studenter og ansatte må inn i mange ulike systemer og forholde seg til lite standardiserte prosesser rundt om i verden.
  • manglende integrasjon mot europeiske nettverk og standarder i Erasmus programmet - EWP Erasmus without paper
  • vanskelig å opprette utvekslingstilbud (i dag heter det utvekslingsavtale samlebilde i FS) riktig, slik at nominasjonsprosessen flyter som den skal.
  • avtalene går ofte mellom organisasjonsenheter på lavere nivå og er sårbare for personalendringer - anbefale å løfte avtalenivået og inkludere flere fagområder og ev. nominatorer? (vurderes sammen med praksisbehov som har lignende problemstillinger med å få logistikken mellom organsisasjon og enhetsnivå til å gå opp på en effektiv måte)
  • registrering av kompetansekrav (forskunnskapskrav) til emne har forbedringsbehov, særlig for denne gruppen - de kommer med eksterne resultater og kompetanser som ikke umiddelbart forstås som ekvivalente ved lærestedet de kommer til - påvirker både deres reelle muligheter til utdanning, og forsinker prosessen med å få tilgang til rett utdanning i utvekslingsoppholdet.
  • studenter søker støtte til kortidsmobilitet via Erasmus + på eget initiativ uten å gå via partners opptaksprosess.

Meldte behov som er felles med andre typer opptak:

  • liste over søknadsalternativer med status (mine søknader til behandling for saksbehandlere) - kunne behandle mange søknader i en sving - bulk updates, dersom dette ikke kan gjøres automatisk
  • bedre kommunikasjonsløsning integrert i opptaket generelt sett: automatisk og saksbehandler kommunikasjon med søker, på tvers av saksbehandlere og nominatorer
  • bedre håndtering av personoppretting, pr dags dato stopper ofte feil adresseformat mulighet til å gi snr-nummer raskt. Problemstillingen må gjennomgås med aktuelle myndigheter.

For oppdragsutdanning

  • tungvindt vedlikehold av partnerorganisasjoner for studieadministrasjonen (likhet med praksis og utveksling)
  • ingen kobling mot Brønnøysundsregisterne for norske organisasjoner

Merknader for internasjonale søkere spesielt

Innreisende utveksling

Vi har to ulike former for opptak for denne gruppen som skal studere i Norge:

  • nominasjonsopptak - hvor partner nominerer (inviterer søkere) til å søke på utdanning ved lærested i Norge. Denne kan foregå innenfor og utenfor vårt opptakssystem, som spesifisert over.
  • opptak av studenter fra partnerlæresteder som enten skal eller ikke skal komme fysisk til lærested i Norge, men hvor de i kraft av å være registrerte studenter ved et partnerlærested skal: prioriteres i opptaket (dvs tilknyttes egne kvoter som har forrang overfor andre søkergruppen) få tilgang til å søke på utdanningstilbud som KUN gjelder ett eller flere partneruniversiteter

Den andre formen for opptak av partnerlæresteders studenter tenderer mot å øke. Det er uansett en forutsetning at det finnes en gyldig avtale i bunnen for at søkere skal kunne aksepteres på utvekslingstilbud, varighet utledes fra avtale til utvekslingstilbudet.

Merbehov for å gi enhetlig brukeropplevelse på tvers av offentlige virksomheter

Innreisende utvekslingsstudenter, og internasjonale studenter generelt, har et antatt merbehov for interaksjon med andre offentlige virksomheter: UDI, Politi, skatt, folkeregisteret (få dnr, fnr). Identifisering av søkere og entydig ID er antatt hovedproblem, noe de ser ut til å dele med alle søkere som ikke har norsk fødselsnummer fra før av (fellesproblemstilling som har vært nevnt i samtlige opptaksworkshops). Flere har krav om opplasting av pass for å kunne verifisere identitet på søkere som grunnlag for personopprettingsprosessen. Dette bør vi unngå der hvor digital identifisering kan gjennomføres på et godt nok nivå.

Kvalifisering av innreisende utvekslingsstudenter

Nominator ved partnerlærested kvalifiserer (forhåndsgodkjenner) søkerne. Kvalifisering gjennomføres dermed egentlig i forkant av nominasjon, hvor partner har en egen opptaksprosess for å screene hvilke studenter de ønsker å sende på utveksling (jif søke og behandle søknad om utvekslingsopphold UTREISENDE: Søke om utvekslingsopphold . I prinsippet blir derfor kun kvalifiserte søkere nominert, og det er ikke behov for å kvalifisere nominerte søkere. Opptaksgrunnlag utveksling (UTV) åpner dermed for å ta kjøre enkel kvalifisering av samtlige nominerte, med mindre det er mangler i datagrunnlag for identifisering i personopprettingsprosessen. Nevnte kvalifiseringskrav som allikevel kan inntreffe for noen:

  • pass - dersom digitalID ikke er god nok for å opprette person
  • språkkrav - dersom krav om bestått nivå fra TOEFL eller IELTS etc
  • resultater fra hjemlærested for å kunne sjekke at de kvalifiserer for opptak til spesifikke emner, dersom tilgang spesifikke emner ikke inngår utvekslingstilbudet

Rangering av innreisende utvekslingsstudenter

Dersom lærestedet mottar flere kvalifiserte nominasjonssøknader enn antall plasser på utvekslingstilbudet, så er det behov for å rangere søknadene. Rangering kan skje på grunnlag av:

  • hvilket studienivå og/eller fagområde søker tilhører ved hjemlærestedet (ISCED, NUS)
  • resultater (typisk karaktersnitt fra utdanningen som utvekslingen skal inngå i)
  • [individuell opptaksvurdering](Behandle søknad/individuell_opptaksvurdering.md) (innleverte arbeider til vurdering i opptakskomite)
  • motivasjonsbrev
  • hvor i utdanningsløpet en søker er ved hjemlærestedet

Avvikshåndtering innreisende utveksling

Individuelle utvekslingsopphold (free movers): Studenter ved andre læresteder tilkjennes studierett midlertidig for å ta deler av sin utdanning ved ett lærested uten at det finnes et utvekslingstilbud som studenten kan søke på. Avvikshåndtering kan løses med manuell tildeling av studierett på grunnlag av utvekslingsopphold, eller at det finnes et løpende opptak åpent, hvor søknader behandles etterhvert som de kommer inn.
Gi studenter plass på utvekslingstilbud de ikke er kvalifisert for: Skal det være åpent for å gi noen plass på utvekslingstilbud de ikke er kvalifisert for - i betydningen at de ikke har de egenskaper som er angitt at utvekslingstilbudet gjelder for i avtalen som ligger til grunn for tilbudet? Vår anbefaling vil være at dette ikke er tillatt - hva betyr det for registrering av utvekslingstilbud (tidligere kalt utvekslingsavtale).

  • hvis ikke faglig kvalifisert - svaret vil være nei (antatt)
  • hvis tilhører annet fagområde enn tilbudet er ment for - svaret er nei, eller svaret er at tilbudet ikke er åpent nok og bør faktisk åpnes for flere fagområder?

Relaterte prosesser

  • Inngå avtale om utdanningstilbud - Partner med gyldig avtale er forutsetning for å opprette utdanningstilbud med nominasjonsopptak
  • Etablere utdanningstilbud - er forutsetning for at utdanningstilbud eller utvekslingstilbud kan søkes på
  • Foreberede opptak - opptakstype nominasjon er forutsetning for å kunne gjennomføre nominasjonsopptak
  • Opptak - nominasjon er funksjon knyttet til vanlig opptaksprosess
  • Emneopptak - nominasjon skal også kunne brukes til ett eller flere konkrete emner
  • Opprette person - sikre gode nok data og sikker nok ID på person