FS Folkeregisterintegrasjon
FS integrasjon mot Folkeregisterets konsumenttjenester sørger for at læresteder har tilgang til oppdaterte og riktige personopplysninger om søkere, studenter og tidligere studenter. Dette gjør også at den enkelte kan se at lærestedet har riktige og korrekte opplysninger om dem.
Hvem oppdaterer vi opplysninger for
Hvilke personopplysninger oppdaterer vi?
- navn
- fødselsnummer og D-nummer
- dødsfall
- statsborgerskap (kun for søkere og aktive studenter)
Slik fungerer integrasjonen
- FS lytter til hendelsesfeeden fra Folkeregisteret ca. hver halvtime.
- I noen kontekster, for eksempel første gang integrasjonen settes i gang, vaskes personopplysninger for maksimalt 3 år bakover i tid.
- Ev. fra dato sist vasket
- Når FS finner et samsvar mellom en person (enten søker eller student) ved lærestedet og en person i hendelsesfeeden, vil FS oppdatere personopplysningene som spesifisert ovenfor.
- Dersom endringen gjelder navn eller fødselsnummer, så vil endringen samtidig lagres i historikk.
- Dersom endringen gjelder fødselsnummer eller dødsfall, så vil endringen foreløpig kreve oppfølging av administrator i FS-klienten som tidligere.
Funksjonelle krav
Prosessvisualisering i BPMN
Forutsetninger for at FS kan lytte til hendelser hos Folkeregisteret for ditt lærested
- Lærestedet har søkt og fått tilgang til Folkeregisteret
- Lærestedet har inngått ny databehandleravtale med Sikt
- Lærestedet har inngått avtale med Sikt om delegert tilgang (jfr pkt 1 Avtale med konsument i skatteetatens dokumentasjon)
- Det er tilstrekkelig om daglig leder eller hovedadministrator har sendt e-post til postmottak@sikt.no hvor LÆRESTEDET ber om at Sikt setter opp integrasjon mot Folkeregisteret og delegerer fullmakt til Sikt som systemleverandør.
- Lærestedet har delegert tilgangen "Oppslag i Folkeregisteret for offentlig virksomhet uten hjemmel" videre til Sikt via Altinn. Se Altinns hjelpesider for mer informasjon
Noen tips til delegering av tilgang:
- Det er daglig leder som har fullmakt til å delegere. Men lærestedet kan oppnevne en hovedadministrator som også kan gjennomføre delegering.
- Daglig leder er som regel rektor. Hvis det er uklart hvem som er daglig leder, så kan dette slås opp i Brønnøysundregisteret
- Delegering gjennomføres under virksomhetens profil "Andre med rettigheter til virksomheten"
Hjemmelsgrunnlag for oppdatering av personopplysninger for søkere og studenter
GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e) fordi behandlingen er nødvendig for å kunne utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet som behandlingsansvarlig er pålagt. I tillegg kan læresteder innhente og behandle personopplysninger iht. universitets- og høyskoleloven § 4-15.
Merk at læresteder likevel skal velge å delegere rettigheten "Oppslag i Folkeregisteret for offentlig/privat virksomhet uten hjemmel". Det er fordi at hos Folkeregisteret betyr det virksomhet som har lovhjemmel til å hente taushetsbelagte opplysninger fra folkeregisteret.
Merk at statsborgerskap kun vil oppdateres for søkere og aktive studenter. Merk at oppdatering av adresseinformasjon ikke er ferdig vurdert, og ikke er med i integrasjonen foreløpig.
Forskjell mellom offentlige og private læresteder
Det stilles strengere krav til private læresteder fra folkeregisterets side. De må spørre med både fødselsnummer og navn, slik at løsningsarkitekturen er litt annerledes for å kunne gi samme funksjon som for offentlige læresteder. Vi prioriterer å levere løsning først for offentlige læresteder.